En los negocios tenemos que conservar copia de todo trámite que realizamos. En la era digital este trabajo se nos hace más fácil ya que podemos tener todo en nuestra computadora sin la necesidad de imprimir. En otras ocasiones la evidencia física, con un acuse de recibo, es indispensable para cualquier trámite futuro. Te recomiendo que crees un archivo físico y digital de tu negocio para que tengas la información accesible.

Te comparto 3 tipos de documentos que siempre debes tener en tu archivo físico y digital:

1. Copia de Facturas de Suplidores: La facturas que nos presentar los suplidores son un documento que debemos tener guardado en nuestros archivos, ya que nos permite evidenciar que el servicio fue prestado.
2. Expediente de Empleados: Toda documentación que se genera a un empleado debemos mantenerla en nuestros archivos. Hay documentación que requiere estar en nuestro archivo físico, por ejemplo:
   1. Contrato Original de Empleo
   2. Amonestaciones
   3. Registros de Asistencia
   4. Políticas de la Empresa
   5. Manual del Empleado
   6. Toda documentación correspondiente a ese empleado.

Recomendamos digitalizar toda esta documentación entregada para evitar pérdidas en el futuro.

3. Facturación: La facturación que realizamos a nuestros clientes debemos mantenerla a la mano para cualquier trámite que la podamos necesitar. Si envías tus facturas por correo postal, recomiendo que tengas un registro de la fecha en que fue enviada; en caso de que el envió sea mediante correo electrónico, recomiendo que se imprima digitalmente copia del email enviado.

La documentación que conservemos será la evidencia para cualquier trámite que podamos necesitar en el futuro. Lo que tengamos documentado será nuestra evidencia. Recomiendo que de tus archivos digitales mantengas copias en otros dispositivos y lo actualices constantemente.

Jaymarie Correa MBA Business Administration